Kun markkinavalvontaviranomainen ottaa yhteyttä verkkosivunsa tai sovelluksesi saavutettavuudesta, se ei yleensä pyydä yhtä asiakirjaa vaan aineistoa: julkaistua julkilausumaa, tutkimusta, johon julkilausuma perustuu, ja suunnitelmaa aikatauluineen sille, mikä ei vielä ole kunnossa. Erilliset asiakirjat, jotka eivät ole yhteydessä toisiinsa - julkilausuma ilman taustalla olevaa tutkimusta tai skannaustulos ilman jatkotoimia - eivät yleensä riitä osoittamaan, että olette suhtautuneet asiaan vakavasti.
Tässä aiheessa kaikkein tärkeintä on, että markkinavalvontaviranomainen ei ainoastaan katsele sitä, mitä sivustollanne on, vaan myös sitä, kuinka tuoretta ja perusteltu se on. Julkilausuma, joka julkaistiin kaksi vuotta sitten ja jota ei ole päivitetty sen jälkeen, vaikka sivusto on muuttunut, kertoo eri tarinan kuin julkilausuma, joka osoitettavasti perustuu nykyaikaiseen arviointiin. Sama koskee kehityssuunnitelmaa: sisältääkö se konkreettisen luettelon ongelmista ja aikatauluista vai onko se lähinnä tarkoituksellinen lausuma ilman sisältöä.
Mitä yleensä pyydetään
Aineisto koostuu yleensä viidestä osasta. Ensinnäkin julkilausuma saavutettavuudesta sellaisena kuin se oli kirjeen lähetyshetkellä sivustollanne, mukaan lukien päivämäärä, jolloin sitä viimeksi muutettiin. Toiseksi tutkimus tai skannaus, johon julkilausuma perustuu, sekä löydetyt ongelmat. Kolmanneksi kehityssuunnitelma: mitkä ongelmat otetaan käsittelyyn, missä järjestyksessä ja missä ajassa. Neljänneksi todisteet siitä, että aikaisemmat lupaukset toteutettiin, esimerkiksi julkilausuman tai suunnitelman versiohistoria. Viidenneksi, jos syyn takana oli käyttäjän ilmoitus, vastaava kirjeenvaihto ja mitä siihen liittyen tehtiin.
Se markkinavalvontaviranomainen, joka teitä kirjoittaa, ja muoto, jossa se haluaa asiakirjat vastaanottaa, vaihtelee jäsenittäin. selvittänyt jäsenittäin, kuka on vastuussa mistä antaa siitä kussakin tilanteessa enemmän ohjausta kuin yleinen luettelo voi antaa.
Miksi erillinen skannaustulos ei riitä
Automaattinen skannaus antaa hetkelkuvan osasta vaatimuksia, ja sen tulisi näkyä myös jokaisessa raportissa - myös omassa raportissamme. Markkinavalvontaviranomaiselle tämä sinänsä on harvoin riittävää: skannaus osoittaa, että katseltiin, mutta ei sitä, noudatettiinko tuloksia. Ero sen välillä, että kerralla skannattiin ja skannaamme, priorisoimme ja seuraamme, on asiakirjoissa, jotka ovat näiden kahden hetken välistä: suunnitelma, aikarajat ja mitä siitä on saatu valmiiksi.
Tämä on myös syy siihen, että julkilausuma ja kehityssuunnitelma eivät ihanteellisesti ole erillään toisistaan, vaan viittaavat toisiinsa. Kuka voi osoittaa, että löydetty ongelma esiintyy suunnitelmassa, päivämäärällä ja tilalla, rakentaa johdonmukaisemman aineiston kuin kuka tahansa, joka on antanut näiden kahden asiakirjan syntyä erillään toisistaan.
Asetan itse asiat järjestykseen ennen kuin mitään tarvitaan
Useimmat yritykset ajattelevat tätä aineistoa vasta silloin, kun kirje saapuu. Se ei ole kaikkein sopivampi ajankohta: aikapaineessa tutkimuksen, suunnitelman ja julkilausuman yhteensovittaminen on vaikeampaa kuin sen valmiiksi saaminen etukäteen. muutamalla kysymyksellä näet, missä sivustonne nyt on antaa alustavaa kuvaa ilman, että tarvitsette siihen tiliä.
Seuraavaa vaihetta varten - tutkimusta, aikataulullista suunnitelmaa ja julkilausumaa muodossa, joka sopii maahanne - on jatkuva rakenne hyödyllisempi kuin erilliset asiakirjat, jotka joudutte etsimään keskenään silloin kun sitä tarvitaan. kuinka taustalla oleva arviointi tehdään näyttää, mistä nämä asiakirjat tulevat ja miten niitä ylläpidetään.
Mitä valmistella voi itse
Vaikka mikään ei olisi meneillään, on järkevää dokumentoida, milloin ilmoitus on viimeksi tarkistettu, mitkä ongelmat ovat edelleen avoinna ja kuka niistä vastaa. Se ei tarvitse olla laaja asiakirja; yleiskatsaus siitä, mitä on tarkistettu, mitä siitä seurasi ja mitä sille on tehty, on usein riittävä perusta. Ilmoituksesta ja suunnitelmasta asettuvien tarkkoja vaatimuksia koskevissa kysymyksissä pätevä valvontaviranomainen tai oikeustieteilijä on asianmukainen neuvonantaja – tämä artikkeli kuvaa yleistä käytäntöä, ei sinun erityistilannettasi.
Lyhyesti yhteenvetona
Valvontaviranomaisen kirje harvoin pyytää vain yhtä asiakirjaa, vaan koherenttia kokonaisuutta: ilmoitusta, sen takana olevaa tutkimusta, suunnitelmaa aikatauluineen ja todisteita siitä, että suunnitelma myös toteutetaan. Kenen dossie on jo kunnossa ennen kuin se on välttämätöntä, ei tarvitse koota sitä aikapaineen alaisena.
Haluatko tietää, missä omasi sivusto tällä hetkellä on? Ilmainen quick-scan antaa siitä ensimmäisen käsityksen, ja vastaukset niihin kysymyksiin, joita useimmat vierailijat esittävät käsittelee syvemmin sitä, mikä kuuluu lain piiriin ja mikä ei.