Om du själv anmäler ett tillgänglighetsproblem till tillsynsmyndigheten — till exempel för att du själv har upptäckt en brist och vill meddela att du arbetar på det — behöver du vanligtvis fyra saker: en konkret beskrivning av problemet, bevisning som visar problemet, en referens till ditt befintliga tillgänglighetsmeddelande, och en handlingsplan med tidsplaner som beskriver vad du ska göra och när. Det är en annan uppsättning dokument än meddelandet själv, och denna skillnad är exakt där det ofta går fel.
Ett tillgänglighetsmeddelande är en fastställd, årligen uppdaterad publikation som beskriver hur din webbplats eller app ser ut just nu. En anmälan är något annat: den handlar om ett specifikt problem vid ett specifikt tillfälle och kräver en dokumentation som gör problemet påvisbart och visar att du gör något åt det. Om man blandar ihop de två skickar man ofta ett meddelande när en tillsynsmyndighet förväntar sig en plan, eller vice versa.
Varför en anmälan kräver något annat än meddelandet
Meddelandet är en ögonblicksbild av hela din webbplats: vilka delar som uppfyller kraven, vilka som inte gör det, och varför. En anmälan handlar om en enskild brist som har påpekats, till exempel för att en kund har angett att han inte kan genomföra betalningssteget med en skärmläsare, eller för att du själv har hittat det vid en intern granskning. Tillsynsmyndigheten vill då inte se ditt fullständiga meddelande igen, utan specifikt: vad är problemet, hur vet du detta, och vad ska du göra åt det. Det kräver en mer exakt och kompakt dokumentation än den årliga publikationen.
Denna detalj spelar den största roll här: en anmälan utan handlingsplan med tidsplan ser ut som ett erkännande utan uppföljning. Det är inte beskrivningen av problemet som gör skillnaden, utan närvaron av ett konkret datum då lösningen är klar. Utan det datumet förblir en anmälan en avsiktsförklaring i stället för ett påvisbart steg.
Delarna av en fullständig dokumentation
En problembeskrivning bör ange vilken sida eller funktion det handlar om, vilken WCAG-krav som verkar vara relevant, och på vilket sätt problemet har identifierats: rapporterat av en användare, upptäckt vid en intern granskning, eller signalerat av en automatisk skanning. Bevisning består vanligtvis av en skärmbild, en kort video av hanteringen, eller en teknisk förklaring av elementet som inte fungerar korrekt. Referensen till det befintliga meddelandet visar att detta inte är en isolerad incident, utan en del av en pågående process där du redan tidigare har gjort upp räkningen. Och handlingsplanen slutligen beskriver det steg som ska tas, vem som är ansvarig för det, och inom vilken tidsram det sker.
Dessa fyra delar utgör minimumet tillsammans. Vad en tillsynsmyndighet förväntar sig därutöver skiljer sig åt mellan länder och situationer, och det är också där gränsen ligger för vad en plattform som axessia.eu kan fylla i för dig: vi dokumenterar, prioriterar och signalerar, men den slutliga bedömningen av din dokumentation ligger hos den behörig tillsynsmyndighet eller, vid osäkerhet om din specifika situation, hos en jurist.
Vad en tillsynsmyndighet gör med anmälan
Tillsynsmyndigheter behandlar vanligtvis en anmälan som en signal, inte som en slutpunkt. De granskar om det beskrivna problemet är troligt gjort sannolikt, om organisationen är synligt inblandad i det, och om den nämnda tidsplanen passar realistiskt in på problemets karaktär. En liten text utan alternativ beskrivning kräver en annan genomloppstid än att bygga om ett helt betalningssteg. Just därför hör handlingsplanen till anmälan, och inte som ett löst uppföljningsdokument som måste komma senare.
Dokumentation i förväg förhindrar brådska i efterhand
Organisationer som först börjar samla bevis när ett konkret problem rapporteras märker att det är svårare att rekonstruera än att dokumentera från början. När sågs problemet första gången, vem rapporterade det, vilken version av webbplatsen var aktiv då – det är frågor som är svåra att besvara i efterhand om ingenting dokumenterades på den tiden. En löpande dokumentation med fynd, skärmbilder och åtgärdspunkter per datum gör det enkelt att lämna en rapport genom att summera istället för att utforska. I kunskapsbanken per ämne regleras hur sådan dokumentation förhåller sig till den obligatoriska förklaringen och förbättringsplanen som hör till den.
Var ni gör detta
Huruvida en rapport för er organisation är aktuell just nu beror på er situation: om ni omfattas av lagstiftningen, vilka delar av er webbplats eller app som har granskats, och vad som kommit fram därav. Ett par frågor ger en direkt indikation på var ni står, och visar också vilka delar som en automatisk granskning inte kan bedöma. För den exakta formen och motsvarande rapporteringsformat per land hänvisar axessia.eu till tillsynsmyndigheten själv; vad vi erbjuder är dokumentation av materialet så att ni inte behöver rekonstruera vad som hände varje gång ett problem rapporteras.
Är ni osäker på om er situation kräver en rapport, eller vill ni först veta hur sådan dokumentation ser ut i praktiken? Gör den kostnadsfria snabbgranskningen eller bläddra genom svar på frågor som andra företagare redan har ställt innan ni tar ett steg.