Er is geen vaste termijn voor het opstellen van een toegankelijkheidsverklaring. In de praktijk ziet u dat het proces ergens tussen een paar dagen en enkele weken duurt, en dat verschil zit vrijwel altijd in dezelfde oorzaken: hoe groot de website is, of er al scanresultaten en een eigen beoordeling liggen, en hoeveel onderdelen handmatig bekeken moeten worden omdat een geautomatiseerde scan ze niet kan toetsen.
Wie met een lege pagina begint — geen scan, geen overzicht van de kernpaginas, geen idee van de afrekenstap of inlogflow — besteedt het grootste deel van de tijd aan het verzamelen van die basisgegevens, niet aan het schrijven van de verklaring zelf. Wie al een actuele scan en een vastgelegde beoordeling heeft, kan de verklaring vaak binnen een paar werkdagen afronden. De verklaring is in essentie een weergave van werk dat u al gedaan hebt; het probleem zit zelden in het document, maar in wat eraan voorafgaat.
Wat de doorlooptijd bepaalt
Drie factoren spelen steevast een rol. Ten eerste de scope: een webshop met alleen een productcatalogus is sneller te beoordelen dan een platform met een bestelstap, een inlogomgeving en een klantportaal. Ten tweede de uitgangssituatie: is er al een quick-scan gedraaid, of moet dat nog gebeuren. Ten derde de interne afstemming: wie binnen de organisatie de verklaring goedkeurt en ondertekent, en hoe snel die persoon beschikbaar is. Dat laatste punt wordt vaak onderschat — de inhoudelijke beoordeling is soms sneller klaar dan de interne goedkeuring.
Fase 1: scope en gegevens verzamelen
De eerste fase bestaat uit het vaststellen welke onderdelen van uw website of app onder de richtlijn vallen en welke kernpaginas en flows meegenomen moeten worden. Voor wie nog niet weet of de wet überhaupt van toepassing is, is dit ook het moment om dat te checken; in een paar vragen zien of en waar u onder de richtlijn valt geeft daar een eerste beeld van, zonder dat u daar een account voor nodig heeft.
Fase 2: wat een scan wel en niet vindt
Een geautomatiseerde scan toetst een deel van de WCAG-criteria betrouwbaar: kleurcontrast, ontbrekende alternatieve teksten, structuurproblemen in de code. Andere criteria — of een formulierlabel inhoudelijk klopt, of de bedieningsvolgorde met alleen een toetsenbord logisch is — vragen om menselijke beoordeling. Dat onderscheid staat in elk rapport vermeld, juist omdat het de doorlooptijd beïnvloedt: hoe meer onderdelen buiten het automatisch toetsbare deel vallen, hoe meer tijd de beoordeling kost voordat u de verklaring kunt invullen. In de kennisbank staat per onderwerp uitgewerkt welke criteria dat precies raakt; per onderwerp uitgezocht wat een scan wel en niet dekt is een goed startpunt om in te schatten waar uw situatie tijd gaat kosten.
Fase 3: de verklaring opstellen en publiceren
Zodra de beoordeling er ligt, is het opstellen van de verklaring zelf doorgaans het snelste onderdeel. Het document volgt een vast formaat met een beperkt aantal onderdelen: de stand van zaken, de onderdelen die nog niet voldoen, en hoe gebruikers een toegankelijkheidsprobleem kunnen melden. Omdat het formaat per land kan verschillen, is het raadzaam om voor meerdere landen niet telkens vanaf nul te beginnen maar één onderliggende beoordeling te gebruiken als basis. Hoe die onderbouwing wordt opgebouwd en vastgelegd, leest u op hoe de onderliggende gegevens worden verzameld en vastgelegd.
Fase 4: actueel houden na wijzigingen
De doorlooptijd stopt niet bij publicatie. Een verklaring die bij oplevering klopte, kan na een update van de webshop of een nieuwe stap in de bestelflow alweer achterhaald zijn. Veel organisaties onderschatten dit punt: de eerste verklaring kost de meeste tijd, maar het bijhouden ervan is een terugkerende taak, geen eenmalige klus. Wie dat proces wil beleggen zonder het telkens handmatig te hoeven oppakken, vindt in wat het abonnement aan sjablonen en herinneringen biedt een overzicht van wat daarvoor beschikbaar is.
Waar dit in de praktijk vastloopt
De meeste vertraging ontstaat niet bij het schrijven, maar bij twee momenten: het moment waarop blijkt dat de bestelstap of inlogflow nog niet is meegenomen in een eerdere scan, en het moment waarop intern niemand eigenaar is van de verklaring. Beide zijn te voorkomen door vooraf scherp te hebben wie verantwoordelijk is en welke onderdelen van de site onder de beoordeling vallen. Voor specifieke situaties — een micro-onderneming, een platform met alleen zakelijke klanten, een site die net is vernieuwd — gelden net iets andere uitgangspunten; die staan per situatie uitgewerkt in de kennisbank en de antwoorden op veelgestelde vragen.
Wilt u eerst weten waar u voor uw eigen website staat voordat u een termijn gaat plannen, dan is de gratis quick-scan een logisch startpunt. Die geeft op basis van een handvol kernpaginas een eerste indicatie, zonder dat u daarvoor een account hoeft aan te maken.