Om uw eigen beoordeling van de toegankelijkheid aantoonbaar te maken heeft u drie soorten stukken nodig: een overzicht van wat u heeft getoetst en wanneer, de bevindingen per pagina of onderdeel, en een vastlegging van wat er met die bevindingen is gedaan. Samen laten deze stukken zien dat de toegankelijkheidsverklaring niet uit de lucht is gegrepen, maar rust op een controle die u zelf heeft uitgevoerd of laten uitvoeren.
Het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt, is de reikwijdte van die controle. Een geautomatiseerde scan kan een groot deel van de EN 301 549-eisen toetsen, maar niet alles: of een alternatieve tekst inhoudelijk klopt, of de leesvolgorde voor een schermlezer logisch is, of een foutmelding in een formulier ook echt begrijpelijk is — dat zijn zaken die een scan niet met zekerheid kan vaststellen. Een dossier dat alleen een scanrapport bevat zonder die beperking te benoemen, geeft een vertekend beeld van hoe grondig er is getoetst.
Waarom deze documentatie ertoe doet
De toegankelijkheidsverklaring zelf is een kort, publiek document. Wat erachter zit — de onderbouwing — is wat telt op het moment dat iemand vraagt hoe u tot die verklaring bent gekomen. Dat kan een toezichthouder zijn, maar ook een klant die een melding doet over een pagina die niet werkt met een schermlezer. In beide gevallen is het prettig als u niet vanaf nul hoeft te reconstrueren wat er is gebeurd.
Wat er in de lijst hoort te staan
Een basisdossier bevat doorgaans het volgende: de datum en de omvang van elke toets, met daarbij welke onderdelen van de site of app zijn meegenomen, zoals de bestelstap, de inlogflow of een specifiek formulier. Daarnaast de bevindingen zelf, per pagina of functie, geordend naar ernst zodat duidelijk is wat eerst is opgepakt. Verder een overzicht van de acties die daaruit zijn voortgekomen, met een status: opgelost, in behandeling, of bewust uitgesteld met een reden. Ten slotte een aantekening over de methode: geautomatiseerd, handmatig, of een combinatie, en welke onderdelen buiten de scope van de scan vielen.
Het punt dat vaak wordt overgeslagen
Veel bedrijven bewaren wel een scanrapport, maar niet de aantekening over wat er niet is getoetst. Juist dat ontbrekende stuk is waar een toezichthouder of een oplettende gebruiker als eerste naar vraagt: is er alleen automatisch gekeken, of is er ook gecontroleerd of de site werkt met alleen een toetsenbord en met een schermlezer? Een dossier dat expliciet benoemt waar de grens van de toetsing lag, oogt overtuigender dan een dossier dat suggereert dat alles is gecontroleerd terwijl dat niet zo is. hoe een scan tot stand komt en waar de grenzen liggen geeft daar een preciezer beeld van dan een enkel rapport dat kan doen vermoeden.
Vastleggen is niet hetzelfde als voldoen
Het bijhouden van deze stukken is geen doel op zich en vervangt niet de inhoudelijke verbetering van een site of app. Een overlay-widget die claimt de toegankelijkheid automatisch te regelen, levert geen van deze documenten op die standhoudt bij een inhoudelijke vraag, simpelweg omdat de onderliggende problemen niet zijn opgelost. Vastleggen heeft pas waarde als het een reëel proces van toetsen en verbeteren weerspiegelt.
Wanneer dit dossier nodig is
Of u dit dossier moet kunnen tonen, hangt af van of uw organisatie onder de reikwijdte van de wet valt en welke uitzonderingen daarop van toepassing zijn, zoals de vrijstelling voor micro-ondernemingen die diensten aanbieden. Voor de vraag of dat voor uw situatie geldt is de scope-check een logisch startpunt, en voor de bredere achtergrond kunt u de onderwerpen in de kennisbank met uitleg per situatie raadplegen. Wie behalve de vastlegging ook de onderliggende verplichtingen met termijnen per land wil zien, vindt dat terug bij de uitleg van wat het abonnement toevoegt.
Wilt u eerst weten waar uw site of app op dit moment staat voordat u een dossier gaat opbouwen? doe de gratis quick-scan van een paar kernpagina's en lees daarna rustig verder welke stukken voor uw situatie relevant zijn.