En PDF, som du placerer på dit websted – for eksempel en brugervejledning, en tilmeldingsformular eller en prisliste – er i praksis omfattet af de samme tilgængelighedskrav som den webside, hvor den er placeret. Den hyppigste fejl er, at et sådant dokument er oprettet uden tekstlag eller struktur: det er faktisk et foto af tekst. En skærmlæser kan ikke gøre noget ved det, selvom dokumentet ser helt normalt ud for en seende person.
Denne fejl opstår normalt ikke med vilje. Et dokument skannes og gemmes som et billede, eller det oprettes i Word eller InDesign uden opmærksomhed på overskrifter og læserækkefølge, og derefter eksporteres det simpelthen til PDF. Webstedet selv kan se helt fint ud og være i orden kodemæssigt, mens det tilknyttede dokument fortæller en anden historie.
Hvad der konkret går galt
I dokumenter, der ikke er tilgængelige, følger problemerne normalt nogle få faste mønstre. Et skannet dokument uden tekstlag er det hyppigste: der er bogstaveligt talt ingen tekst i filen, der kan læses eller søges. Desuden mangler der ofte en overskriftsstruktur, hvilket betyder, at en person, der bruger en skærmlæser, ikke kan navigere gennem dokumentet på den måde, som det er muligt med en velstruktureret webside. Billeder, grafer og tabeller i dokumentet mangler ofte en beskrivelse, og læserækkefølgen er ikke altid korrekt: tekst, der visuelt er placeret i kolonner ved siden af hinanden, læses derefter gennem hinanden. Et særskilt punkt er den udfyldte formular som PDF, hvor felterne ingen etiket har og derfor ikke kan knyttes til det spørgsmål, der hører til.
Hvorfor dette ofte bliver overset
Dokumenter ses ofte separat fra webstedet. De er leveret af et marketingbureau, en trykkeri eller en anden afdeling, og fokus ligger derefter på indholdet og designet, ikke på strukturen under motorhjelmen. Desuden fokuserer en scanning af et websted normalt på siderne selv; indholdet af et tilknyttet dokument får ikke automatisk den samme grundige test. Det betyder ikke, at dokumentet skal ignoreres, men at det let bliver glemt, hvis ingen specifikt kigger efter det.
Sådan undgår du det
Den mest praktiske fremgangsmåde begynder med kildefilen, ikke PDF'en selv. I Word eller InDesign kan du markere overskrifter som overskrifter (i stedet for blot at gøre dem fed eller større), give billeder en beskrivelse og kontrollere læserækkefølgen, før du eksporterer. De fleste eksportfunktioner kan tage denne struktur med ind i PDF'en, forudsat at du bruger den rigtige indstilling. Meget kontorsoftware har nu også en indbygget tilgængelighedskontrol, der viser, inden du eksporterer, hvor noget mangler.
For dokumenter, der konsulteres ofte, eller som er en del af en aktiv proces – såsom en bestillingsformular eller en brugervejledning til et produkt – er det værd at overveje at tilbyde indholdet som en almindelig webside i stedet for som et download. Det sparer en separat test og er normalt mere praktisk for de fleste besøgende. Hvor en PDF alligevel er den bedste form – såsom for et dokument, som folk ønsker at udskrive eller gemme – forbliver strukturen i kildefilen udgangspunktet.
Hvad en scanning viser og ikke viser
Det er godt at vide, at en automatiseret scanning kan identificere nogle af disse problemer – for eksempel om et dokument er præsenteret som et billede uden tekstlag – men ikke alle krav egner sig til automatiseret test. Om læserækkefølgen i et komplekst dokument er logisk, eller om en beskrivelse af en graf er indholdsmæssigt korrekt, kræver det en vurdering, der går ud over en teknisk kontrol. Det gælder for enhver scanning, også vores, og er derfor anført i hver rapport. hvordan vi når til vores resultater forklarer, hvilke kontroller der kører automatiseret, og hvor menneskelig vurdering stadig er nødvendig.
Hvis du vil vide, hvor dit eget websted og de dokumenter omkring det står, er den gratis hurtigscan af et antal kernesider et logisk udgangspunkt. For dem, der gerne vil læse bredere om, hvad der præcist forventes af en organisation, tilbyder oversigten med alle emner pr. situation pr. tema et kort og konkret svar, med henvisninger i den officielle tekst vedlagt. Og for løse praktiske spørgsmål, der regelmæssigt dukker op, såsom om dokumenter, formularer eller selve erklæringen, er samlingen af svar på spørgsmål, der kommer ofte rundt et sted at se først, før du søger videre.
Vil du vide, om dette er relevant for din situation, og hvor dit websted står på nuværende tidspunkt? Hurtigscannet er gratis og giver inden få minutter et første billede, uden at du skal oprette en konto.