Ein PDF, das Sie auf Ihrer Website einstellen – etwa eine Bedienungsanleitung, ein Anmeldeformular oder eine Preisliste – unterliegt in der Praxis denselben Anforderungen wie die Webseite, auf der es angeboten wird. Der häufigste Fehler besteht darin, dass solche Dokumente ohne Textebene oder Struktur erstellt werden: Sie sind im Grunde ein Foto von Text. Ein Screenreader kann damit nichts anfangen, auch wenn das Dokument für einen sehenden Menschen völlig normal aussieht.
Dieser Fehler entsteht meist nicht absichtlich. Ein Dokument wird eingescannt und als Bild gespeichert, oder es wird in Word oder InDesign erstellt, ohne auf Überschriften und Lesereihenfolge zu achten, und dann einfach als PDF exportiert. Die Website selbst kann dann einwandfrei aussehen und technisch in Ordnung sein, während das verknüpfte Dokument eine andere Geschichte erzählt.
Was konkret schiefgeht
Bei Dokumenten, die nicht barrierefrei sind, laufen die Probleme meist in wenigen festen Mustern ab. Ein gescanntes Dokument ohne Textebene ist das häufigste: Es gibt dann buchstäblich keinen Text in der Datei, der vorgelesen oder durchsucht werden könnte. Darüber hinaus fehlt oft eine Überschriftenstruktur, sodass jemand, der mit einem Screenreader arbeitet, nicht durch das Dokument navigieren kann wie auf einer gut strukturierten Webseite. Bilder, Grafiken und Tabellen im Dokument vermissen oft eine Beschreibung, und die Lesereihenfolge stimmt nicht immer: Text, der visuell in Spalten nebeneinander angeordnet ist, wird dann durcheinander vorgelesen. Ein separates Problem sind ausgefüllte Formulare als PDF, bei denen Felder keine Beschriftung haben und daher nicht der zugehörigen Frage zugeordnet werden können.
Warum dieser Fehler häufig übersehen wird
Dokumente werden oft isoliert von der Website betrachtet. Sie wurden von einer Agentur, einer Druckerei oder einer anderen Abteilung bereitgestellt, und die Aufmerksamkeit gilt dann dem Inhalt und der Gestaltung, nicht der Struktur dahinter. Außerdem konzentriert sich ein Website-Scan normalerweise auf die Seiten selbst; der Inhalt eines verknüpften Dokuments erhält nicht automatisch dieselbe gründliche Überprüfung. Das bedeutet nicht, dass das Dokument außer Acht gelassen werden sollte, aber es wird leicht übersehen, wenn niemand explizit danach schaut.
So vermeiden Sie es
Der praktischste Ansatz beginnt bei der Quelldatei, nicht bei der PDF selbst. In Word oder InDesign können Sie Überschriften als Überschriften kennzeichnen (anstatt sie nur fett oder größer zu machen), Bilder mit Beschreibungen versehen und die Lesereihenfolge überprüfen, bevor Sie exportieren. Die meisten Exportfunktionen können diese Struktur in die PDF übernehmen, sofern Sie die richtige Einstellung verwenden. Viele Office-Programme haben inzwischen auch eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung, die vor dem Export bereits anzeigt, was fehlt.
Für Dokumente, die häufig konsultiert werden oder Teil eines aktiven Prozesses sind – etwa ein Bestellformular oder eine Produktbeschreibung – lohnt sich eine Überlegung, den Inhalt stattdessen als normale Webseite anzubieten, anstatt zum Download bereitzustellen. Das erspart eine separate Überprüfung und ist für die meisten Besucher auch praktischer. Wenn ein PDF dennoch die beste Form bleibt, wie bei einem Dokument, das Menschen ausdrucken oder speichern möchten, bleibt die Struktur in der Quelldatei der Ansatzpunkt.
Was ein Scan zeigt und nicht zeigt
Es ist wichtig zu wissen, dass ein automatisierter Scan einen Teil dieser Probleme erkennen kann – etwa ob ein Dokument als Bild ohne Textebene angeboten wird –, aber nicht jede Anforderung eignet sich für automatische Überprüfung. Ob die Lesereihenfolge in einem komplexen Dokument logisch ist oder ob eine Bildbeschreibung inhaltlich korrekt ist, erfordert eine Bewertung, die über eine technische Prüfung hinausgeht. Das gilt für jeden Scan, auch unseren, und wird daher in jedem Bericht angegeben. wie wir zu unseren Ergebnissen gelangen erklärt, welche Kontrollen automatisiert ablaufen und wo menschliche Beurteilung erforderlich bleibt.
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