En PDF som du placerar på din webbplats, till exempel en handbok, ett anmälningsformulär eller en prislista, omfattas i praktiken av samma krav på tillgänglighet som webbsidan där den finns. Det vanligaste misstaget är att ett sådant dokument är skapat utan textlager eller struktur: det är i grunden ett foto av text. En skärmläsare kan då inte göra något med det, även om dokumentet ser helt normalt ut för en person med syn.
Det här misstaget uppstår vanligtvis inte med avsikt. Ett dokument skannas och sparas som en bild, eller så skapas det i Word eller InDesign utan uppmärksamhet på rubriker och läsordning, och exporteras sedan helt enkelt till PDF. Själva webbplatsen kan då se perfekt ut och vara i god ordning kodmässigt, medan det bifogade dokumentet berättar en annan historia.
Vad som konkret går fel
För dokument som inte är tillgängliga brukar problemen följa ett par fasta mönster. Ett skannat dokument utan textlager är det vanligaste: det finns då bokstavligen ingen text i filen att läsa upp eller söka igenom. Dessutom saknas ofta en rubrikstruktur, vilket gör att någon som arbetar med en skärmläsare inte kan navigera genom dokumentet på samma sätt som med en väl strukturerad webbsida. Bilder, diagram och tabeller i dokumentet saknar ofta en beskrivning, och läsordningen stämmer inte alltid: text som visuellt står i kolumner bredvid varandra läses då ihop. En separat punkt är det ifyllda formuläret som PDF, där fält saknar etikett och därför inte kan kopplas till frågan som hör till det.
Varför detta ofta förbises
Dokument ses ofta separat från webbplatsen. De har tillhandahållits av ett marknadsföringsbyrå, en tryckeri eller en annan avdelning, och fokus ligger på innehål och design, inte på strukturen under huven. Dessutom fokuserar en skanning av en webbplats vanligtvis på själva sidorna; innehållet i ett bifogat dokument får inte automatiskt samma djupgående granskning. Det betyder inte att dokumentet bör förbises, men det gör att det lätt glöms bort om ingen uttryckligen tittar på det.
Hur du undviker det
Det mest praktiska tillvagagångssättet börjar med källfilen, inte PDF:en själv. I Word eller InDesign kan du markera rubriker som rubriker (i stället för bara att göra dem fetstilta eller större), förse bilder med beskrivningar och kontrollera läsordningen innan du exporterar. De flesta exportfunktioner kan överföra den strukturen till PDF:en, förutsatt att du använder rätt inställning. Mycket kontorsmjukvara har nuförtiden även en inbyggd tillgänglighetskontroll som visar innan exporten var något saknas.
För dokument som läses ofta eller utgör en del av en aktiv process, till exempel ett beställningsformulär eller en handbok för en produkt, är det värt att överväga att erbjuda innehållet som en vanlig webbsida i stället för som en nedladdning. Det spar en separat granskning och är också trevligare för de flesta besökare. Där en PDF fortfarande är den bästa formen, till exempel för ett dokument som människor vill skriva ut eller spara, är strukturen i källfilen fortfarande utgångspunkten.
Vad en granskning visar och inte visar
Det är bra att veta att en automatiserad skanning kan upptäcka en del av dessa problem, till exempel om ett dokument presenteras som en bild utan textlager, men att inte alla krav lämpar sig för automatisk granskning. Huruvida läsordningen i ett komplext dokument är logisk, eller om en beskrivning av ett diagram är korrekt ur innehållsmässig synvinkel, kräver bedömning som går bortom en teknisk kontroll. Det gäller för varje skanning, även vår, och anges därför i varje rapport. hur vi når våra fynd förklarar vilka kontroller som är automatiserade och där manuell bedömning fortfarande är nödvändig.
Om du vill veta hur din egen webbplats och dokumenten runt den står till, den kostnadsfria snabbgranskningen av ett antal kärnuppsatser en logisk startpunkt. För den som vill läsa bredare om vad som exakt förväntas av en organisation erbjuder en översikt över alla ämnen per situation per tema ett kort och konkret svar, tillsammans med källan i den officiella texten. Och för lösa praktiska frågor som återkommer regelbundet, till exempel om dokument, formulär eller förklaringen själv, samlingen med svar på frågor som ofta dyker upp ett ställe att titta först innan du letar vidare.
Vill du veta om detta är relevant för din situation och hur din webbplats ligger till för närvarande? Snabbgranskningen är kostnadsfri och ger inom några minuter en första bild, utan att du behöver skapa ett konto.