PDF-tiedosto, jonka laitat verkkosivustollesi esimerkiksi käyttöoppaaksi, ilmoittautumislomakkeeksi tai hinnastoksi, kuuluu käytännössä samojen saavutettavuusvaatimusten piiriin kuin sen sivun kohdalla oleva verkkosivu. Yleisin virhe on se, että asiakirja on luotu ilman tekstikerrosta tai rakennetta: se on pohjimmiltaan valokuva tekstistä. Näytönlukija ei voi tehdä sille mitään, vaikka asiakirja näyttää näkevän henkilön kannalta täysin normaalilta.
Tämä virhe syntyy yleensä ei-tarkoituksellisesti. Asiakirja skannataan ja tallennetaan kuvana, tai se luodaan Wordissa tai InDesignissa huomaamatta otsikoita ja lukujärjestystä, ja sitten yksinkertaisesti viedään PDF-muotoon. Itse verkkosivusto voi näyttää hyvältä ja koodin kannalta olla kunnossa, kun taas linkitetty asiakirja kertoo aivan toisen tarinan.
Mikä menee konkreettisesti pieleen
Asiakirjoissa, jotka eivät ole saavutettavia, ongelmat jakautuvat yleensä muutamaan kiinteään malliin. Skannattu asiakirja ilman tekstikerrosta on yleisin: tiedostossa ei yksinkertaisesti ole tekstiä, jota voitaisiin lukea tai etsiä. Lisäksi puuttuu usein otsikkorakenne, minkä vuoksi näytönlukijaa käyttävä henkilö ei voi navigoida asiakirjan läpi samalla tavalla kuin hyvin rakennetulla verkkosivulla. Asiakirjassa olevista kuvista, kaavioista ja taulukoista puuttuu säännöllisesti kuvaus, ja lukujärjestys ei aina ole oikea: teksti, joka näkyy visuaalisesti sarakkeiden rinnalla, luetaan sitten sekaisin. Erillinen ongelma on täytetty PDF-lomake, jossa kentillä ei ole nimiöitä eivätkä ne näin ollen liity siihen kysymykseen, joka niihin liittyy.
Miksi tämä jää usein huomaamatta
Asiakirjoja pidetään usein erillään verkkosivustosta. Ne on toimittanut markkinointitoimisto, tulostamo tai jokin muu osasto, ja huomio kiinnittyy sisältöön ja muotoiluun, ei moottorin alla olevaan rakenteeseen. Lisäksi verkkosivuston skannaus kohdistuu yleensä itse sivuihin; linkitetyn asiakirjan sisältö ei saa automaattisesti samaa syvällistä arviointia. Se ei tarkoita sitä, että asiakirja pitäisi jättää huomiotta, mutta se on helppo unohtaa, jos kukaan ei erikseen katso sitä.
Miten sen välität
Käytännöllisin lähestymistapa alkaa lähdetiedostosta, ei itse PDF-tiedostosta. Wordissa tai InDesignissa voit merkitä otsikot otsikoiksi (sen sijaan, että tekisit niistä vain lihavoituja tai suurempia), lisätä kuviin kuvaukset ja tarkistaa lukujärjestyksen ennen vientiä. Useimmilla vientitoiminnoilla voi ottaa kyseisen rakenteen mukaan PDF-tiedostoon, kunhan käytät oikeaa asetusta. Monella toimistosohjelmalla on nykyään myös sisäänrakennettu saavutettavuustarkistus, joka näyttää ennen vientiä, mistä jokin puuttuu.
Asiakirjoille, joita käytetään usein tai jotka ovat osa aktiivista prosessia, kuten tilauslomakkeelle tai tuotteen käyttöoppaalle, kannattaa harkita sisällön tarjoamista tavallisena verkkosivuna latauksen sijaan. Se säästää erillisen arvioinnin ja on useimmille kävijöille myös miellyttävämpää. Jos PDF jää silti parhaaksi ratkaisuksi, esimerkiksi asiakirjassa, jonka ihmiset haluavat tulostaa tai säilyttää, lähdetiedoston rakenne on edelleen lähtökohta.
Mitä skannaus paljastaa ja mitä ei
On hyvä tietää, että automaattinen skannaus voi havaita joitain näistä ongelmista, esimerkiksi sen, onko asiakirja tarjottu kuvana ilman tekstikerrosta, mutta kaikki vaatimukset eivät sovellu automaattiseen arviointiin. Se, onko lukujärjestys monimutkaisessa asiakirjassa looginen tai onko kaavion kuvaus sisällöltään oikea, vaatii arviointia, joka menee teknisen tarkistuksen pidemmälle. Tämä koskee jokaista skannausta, myös meidän omia, ja se mainitaan siksi jokaisen raportin kohdalla. kuinka päädemme johtopäätöksiimme selittää, mitkä tarkistukset suoritetaan automaattisesti ja missä ihmisen arvio on tarpeen.
Jos haluat tietää, missä omasi verkkosivusto ja sen ympärille kuuluvat asiakirjat ovat, on ilmainen pikaiskanta muutamasta ydinasiakirjasta looginen aloituspiste. Niille, jotka haluavat lukea laajemmin siitä, mitä organisaatiolta tarkalleen ottaen odotetaan, yleiskatsaus kaikkiin aiheisiin tilanteittain tarjoaa kunkin aiheen osalta lyhyen ja konkreettisen vastauksen sekä viittauksen virallisen tekstin löytöpaikkaan. Ja yleisiin käytännön kysymyksiin, kuten asiakirjoista, lomakkeista tai itse ilmoituksesta, joita toistetaan usein, vastausten kokoelma usein esitettäviin kysymyksiin on paikka, josta kannattaa ensin katsoa ennen kuin etsiä edelleen.
Haluatko tietää, onko tämä relevanttia sinun tilanteessasi ja missä sivustosi on tällä hetkellä? Pikaiskanta on ilmainen ja antaa muutamassa minuutissa alustavaa kuvaa ilman, että sinun tarvitsee luoda tiliä.