Un PDF que coloca en su sitio web, por ejemplo un manual, un formulario de inscripción o una lista de precios, está sujeto en la práctica a los mismos requisitos de accesibilidad que la página web en la que se encuentra. El error más común es que tal documento se ha creado sin capa de texto ni estructura: es esencialmente una foto del texto. Un lector de pantalla no puede hacer nada con él, aunque el documento parezca completamente normal para una persona vidente.
Este error generalmente no ocurre de forma intencional. Un documento se escanea y se guarda como imagen, o se crea en Word o InDesign sin prestar atención a los encabezados y el orden de lectura, y luego simplemente se exporta a PDF. El sitio web en sí puede verse perfecto y estar bien formado en cuanto al código, mientras que el documento vinculado cuenta una historia diferente.
Qué sale mal exactamente
En los documentos que no son accesibles, los problemas generalmente se dividen en algunos patrones fijos. Un documento escaneado sin capa de texto es el más común: literalmente no hay texto en el archivo para ser leído o buscado. Además, a menudo falta una estructura de encabezados, lo que significa que alguien que usa un lector de pantalla no puede navegar por el documento como lo haría con una página web bien estructurada. Las imágenes, gráficos y tablas en el documento a menudo carecen de descripción, y el orden de lectura no siempre es correcto: el texto que visualmente está en columnas lado a lado se lee de manera desordenada. Un problema separado es el formulario completado como PDF, donde los campos no tienen etiqueta y, por lo tanto, no se pueden vincular a la pregunta correspondiente.
Por qué esto a menudo pasa desapercibido
Los documentos a menudo se consideran de forma independiente del sitio web. Han sido proporcionados por una agencia de marketing, una imprenta u otro departamento, y la atención se centra en el contenido y el diseño, no en la estructura subyacente. Además, un escaneo de un sitio web generalmente se enfoca en las páginas mismas; el contenido de un documento vinculado no recibe automáticamente la misma prueba exhaustiva. Esto no significa que el documento deba pasar desapercibido, pero sí significa que es fácil olvidarlo si nadie lo busca explícitamente.
Cómo evitarlo
El enfoque más práctico comienza con el archivo de origen, no con el PDF en sí. En Word o InDesign, puede marcar encabezados como encabezados (en lugar de solo hacerlos en negrita o más grandes), proporcionar descripciones para las imágenes y verificar el orden de lectura antes de exportar. La mayoría de las funciones de exportación pueden llevar esa estructura al PDF, siempre que use la configuración correcta. Muchos programas de oficina ahora también tienen una verificación de accesibilidad integrada que muestra antes de exportar dónde falta algo.
Para documentos que se consultan con frecuencia o que son parte de un proceso activo, como un formulario de pedido o un manual de producto, vale la pena considerar ofrecer el contenido como una página web normal en lugar de como descarga. Eso ahorra una prueba separada y es más conveniente para la mayoría de los visitantes. Donde un PDF sigue siendo la mejor forma, como en un documento que las personas desean imprimir o guardar, la estructura en el archivo de origen sigue siendo el punto de referencia.
Lo que un análisis sí muestra y lo que no
Es bueno saber que un escaneo automatizado puede señalar algunos de estos problemas, por ejemplo si un documento se presenta como una imagen sin capa de texto, pero no todos los requisitos son adecuados para pruebas automáticas. Si el orden de lectura en un documento complejo es lógico, o si una descripción de un gráfico es correcta en el fondo, eso requiere una evaluación que va más allá de una verificación técnica. Esto se aplica a todos los escaneos, incluidos los nuestros, y por eso se menciona en cada informe. cómo llegamos a nuestros hallazgos explica qué controles se automatizan y dónde se requiere evaluación humana.
Si desea saber dónde se encuentran su sitio web y los documentos relacionados, el escaneo rápido gratuito de algunas páginas clave es un punto de partida lógico. Para quienes deseen leer más sobre qué se espera exactamente de una organización, la descripción general con todos los temas por situación por tema ofrece una respuesta breve y concreta, junto con la ubicación en el texto oficial. Y para preguntas prácticas sueltas que surgen con regularidad, como sobre documentos, formularios o la declaración en sí, la colección de respuestas a preguntas que se repiten con frecuencia es un lugar donde puede consultar primero antes de seguir buscando.
¿Desea saber si esto es relevante para su situación y dónde se encuentra su sitio en este momento? El escaneo rápido es gratuito y proporciona una primera impresión en pocos minutos, sin necesidad de crear una cuenta.