Een PDF die u op uw website zet, bijvoorbeeld een handleiding, een inschrijfformulier of een prijslijst, valt in de praktijk onder dezelfde toegankelijkheidseisen als de webpagina waarop hij staat. De meestgemaakte fout is dat zo'n document is gemaakt zonder tekstlaag of structuur: het is in feite een foto van tekst. Een schermlezer kan er dan niets mee, ook al ziet het document er voor een ziend persoon volkomen normaal uit.
Deze fout ontstaat meestal niet met opzet. Een document wordt gescand en als afbeelding opgeslagen, of het wordt in Word of InDesign gemaakt zonder aandacht voor koppen en leesvolgorde, en daarna simpelweg geëxporteerd naar PDF. De website zelf kan er dan prima uitzien en qua code in orde zijn, terwijl het gekoppelde document een ander verhaal vertelt.
Wat er concreet misgaat
Bij documenten die niet toegankelijk zijn, lopen de problemen meestal uiteen in een paar vaste patronen. Een gescand document zonder tekstlaag is het meest voorkomende: er staat dan letterlijk geen tekst in het bestand om voor te lezen of te doorzoeken. Daarnaast ontbreekt vaak een koppenstructuur, waardoor iemand die met een schermlezer werkt niet door het document kan navigeren zoals dat bij een goed gestructureerde webpagina wel kan. Afbeeldingen, grafieken en tabellen in het document missen regelmatig een beschrijving, en de leesvolgorde klopt niet altijd: tekst die visueel in kolommen naast elkaar staat, wordt dan door elkaar voorgelezen. Een los punt is het ingevulde formulier als PDF, waarbij velden geen label hebben en dus niet te koppelen zijn aan de vraag die erbij hoort.
Waarom dit vaak over het hoofd wordt gezien
Documenten worden dikwijls los van de website gezien. Ze zijn aangeleverd door een marketingbureau, een drukker of een andere afdeling, en de aandacht gaat dan naar de inhoud en de vormgeving, niet naar de structuur onder de motorkap. Daarnaast richt een scan van een website zich meestal op de pagina's zelf; de inhoud van een gekoppeld document krijgt niet automatisch dezelfde diepgaande toetsing. Dat betekent niet dat het document buiten beeld hoort te blijven, maar wel dat het makkelijk vergeten wordt als niemand er expliciet naar kijkt.
Hoe u het voorkomt
De meest praktische aanpak begint bij het bronbestand, niet bij de PDF zelf. In Word of InDesign kunt u koppen als koppen markeren (in plaats van alleen vet of groter te maken), afbeeldingen van een beschrijving voorzien en de leesvolgorde controleren voordat u exporteert. De meeste exportfuncties kunnen die structuur meenemen naar de PDF, mits u de juiste instelling gebruikt. Veel kantoorsoftware heeft tegenwoordig ook een ingebouwde toegankelijkheidscontrole die voor het exporteren al laat zien waar iets ontbreekt.
Voor documenten die vaak worden geraadpleegd of onderdeel zijn van een actief proces, zoals een bestelformulier of een handleiding bij een product, is het overwegen waard om de inhoud als gewone webpagina aan te bieden in plaats van als download. Dat scheelt een aparte toetsing en is voor de meeste bezoekers ook prettiger. Waar een PDF toch de beste vorm blijft, zoals bij een document dat mensen willen afdrukken of bewaren, blijft de structuur in het bronbestand het aangrijpingspunt.
Wat een scan wel en niet laat zien
Het is goed om te weten dat een geautomatiseerde scan een deel van deze problemen kan signaleren, bijvoorbeeld of een document als afbeelding zonder tekstlaag is aangeboden, maar dat niet elke eis zich leent voor automatische toetsing. Of de leesvolgorde in een complex document logisch is, of een beschrijving bij een grafiek inhoudelijk klopt, dat vraagt om beoordeling die verder gaat dan een technische check. Dat geldt voor elke scan, ook de onze, en staat daarom in elk rapport vermeld. hoe wij tot onze bevindingen komen legt uit welke controles geautomatiseerd lopen en waar menselijke beoordeling nodig blijft.
Als u wilt weten waar uw eigen website en de documenten eromheen staan, is de gratis quick-scan van een aantal kernpagina's een logisch startpunt. Voor wie breder wil lezen over wat er precies van een organisatie wordt verwacht, biedt het overzicht met alle onderwerpen per situatie per thema een kort en concreet antwoord, met de vindplaats in de officiële tekst erbij. En voor losse praktische vragen die geregeld terugkomen, zoals over documenten, formulieren of de verklaring zelf, is de verzameling antwoorden op vragen die vaker langskomen een plek om eerst te kijken voordat u verder zoekt.
Wilt u weten of dit voor uw situatie relevant is en waar uw site op dit moment staat? De quick-scan is gratis en geeft binnen enkele minuten een eerste beeld, zonder dat u daarvoor een account hoeft aan te maken.